Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad describe cómo GRUPODK, operando comercialmente bajo la marca Leadference (en adelante, “Leadference”, “nosotros” o “nuestro”), recopila, utiliza, almacena, comparte y protege datos personales en relación con su sitio web, actividades comerciales y prestación de servicios.

La política aplica a la información que una persona entrega directamente a Leadference, a la información generada por su interacción con nuestros activos digitales y a determinados datos tratados durante una relación comercial. Cuando Leadference procesa información exclusivamente siguiendo instrucciones de un cliente, el cliente puede actuar como responsable del tratamiento y Leadference como proveedor o custodio/encargado, según corresponda.

Esta política no sustituye los avisos de privacidad, acuerdos de procesamiento de datos, términos contractuales ni instrucciones específicas que puedan regir un proyecto particular.

Leadference adopta esta política tomando como referencia la Ley No. 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá y el Decreto Ejecutivo No. 285 de 28 de mayo de 2021 que la reglamenta, además de otras normas que resulten aplicables según la ubicación del titular, la naturaleza del servicio o el contexto contractual.

Cuando una legislación extranjera resulte aplicable a un tratamiento específico, Leadference procurará atender los derechos y obligaciones correspondientes de acuerdo con ese marco y con los acuerdos vigentes con sus clientes y proveedores.

Dependiendo de la relación con Leadference, podemos tratar las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación y contacto. Nombre, apellido, empresa, cargo, correo electrónico, número de teléfono, WhatsApp y otros datos de contacto proporcionados por la persona.
• Datos profesionales y comerciales. Industria, rol, empresa, necesidades comerciales, presupuesto estimado, intereses, proyectos, historial de conversaciones y datos necesarios para evaluar o prestar servicios.
• Datos técnicos y de uso. Dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, identificadores en línea, páginas visitadas, origen de tráfico, eventos de navegación y datos asociados a cookies o tecnologías similares.
• Datos de marketing y atribución. Fuente o campaña de adquisición, parámetros UTM, interacciones con anuncios, formularios, contenido, webinars, comunicaciones y métricas de conversión.
• Datos contractuales y administrativos. Información vinculada con propuestas, contratos, facturación, pagos, soporte, entregables, accesos y coordinación operativa.
• Contenido proporcionado voluntariamente. Mensajes, archivos, notas, grabaciones, prompts, formularios u otra información que la persona decida compartir con Leadference.

• Directamente del titular, por ejemplo mediante formularios, email, WhatsApp, llamadas, reuniones, contratos, eventos o solicitudes comerciales.
• Automáticamente, a través del sitio web, cookies, etiquetas, herramientas de analítica, registros de servidor y tecnologías de medición.
• De clientes o partners que nos instruyen a operar procesos, campañas, CRM, integraciones, automatizaciones, reportes o sistemas en su nombre.
• De plataformas y proveedores autorizados, por ejemplo CRM, herramientas publicitarias, analítica, calendarios, mensajería, formularios o sistemas de soporte.
• De fuentes públicas o profesionales cuando sea razonable y lícito para fines B2B, prospección, investigación comercial o validación de información.

Podemos utilizar datos personales para una o más de las siguientes finalidades, según el contexto:

• Responder consultas, solicitudes de diagnóstico, propuestas y comunicaciones comerciales.
• Gestionar relaciones con prospectos, clientes, partners y proveedores.
• Prestar servicios de marketing de performance, SEO/AEO/GEO, automatización, CRM, analítica, desarrollo, integración de sistemas, chatbots, IA y servicios relacionados.
• Configurar, operar y dar soporte a integraciones con plataformas de terceros, incluyendo CRM, mensajería, publicidad, analítica, calendarios, almacenamiento e infraestructura.
• Medir resultados, atribuir conversiones, generar reportes y optimizar campañas, embudos, activos digitales y procesos comerciales.
• Administrar contratos, facturación, pagos, cumplimiento, seguridad, auditoría y gestión operativa.
• Enviar comunicaciones sobre servicios, contenidos, eventos o novedades cuando exista una base válida para hacerlo y permitir la baja cuando corresponda.
• Proteger nuestros sistemas, prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados, incidentes de seguridad o uso contrario a la ley o a los acuerdos aplicables.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales o requerimientos válidos de autoridades competentes.

La base aplicable dependerá del tipo de información y de la relación con la persona. Entre otras, podemos apoyarnos en el consentimiento del titular, la ejecución de medidas precontractuales o contractuales, el cumplimiento de obligaciones legales, intereses legítimos permitidos por la normativa aplicable y otros supuestos de licitud reconocidos por la legislación.

Cuando el tratamiento se base en consentimiento, la persona podrá revocarlo en los casos y por los medios permitidos por la ley, sin afectar la licitud del tratamiento previo a la revocación.

Nuestro sitio y nuestras landing pages pueden utilizar cookies, píxeles, etiquetas, almacenamiento local, identificadores y tecnologías similares para permitir funciones esenciales, recordar preferencias, comprender el uso del sitio, medir conversiones y evaluar la efectividad de campañas.

• Cookies estrictamente necesarias. Permiten funciones técnicas o de seguridad indispensables para el funcionamiento del sitio y sus formularios.
• Analítica y performance. Ayudan a comprender navegación, uso, fuentes de tráfico, eventos y conversiones para mejorar la experiencia y medir resultados.
• Publicidad y atribución. Pueden utilizarse para medir campañas, crear audiencias o atribuir resultados en plataformas publicitarias cuando esté permitido y configurado.

Cuando la legislación o la configuración del sitio lo requiera, se solicitará consentimiento antes de activar categorías no esenciales. El usuario también puede gestionar cookies desde su navegador y, cuando esté disponible, desde el panel o banner de preferencias del sitio.

Leadference presta servicios que pueden implicar acceso técnico o tratamiento de datos que pertenecen a sus clientes o a los usuarios finales de esos clientes. Esto puede incluir, por ejemplo, datos almacenados en CRM, leads, formularios, conversaciones de WhatsApp, datos de campañas, eventos de conversión, tickets, cotizaciones, calendarios o sistemas operativos integrados.

En esos casos, Leadference tratará la información conforme al alcance contratado, las instrucciones documentadas del cliente y las medidas de seguridad acordadas. El cliente es responsable de determinar las bases legales, avisos, consentimientos y finalidades correspondientes respecto de sus propios usuarios, salvo que las partes acuerden expresamente otra distribución de responsabilidades.

Algunos servicios de Leadference utilizan automatización, modelos de inteligencia artificial, APIs, herramientas de clasificación, generación de contenido, asistencia conversacional o análisis de información. Dependiendo del proyecto, ciertos datos pueden ser procesados temporalmente por proveedores tecnológicos necesarios para ejecutar estas funciones.

• Limitamos el uso de información personal a lo necesario para la función o servicio solicitado.
• Procuramos evitar el envío innecesario de datos sensibles a sistemas de IA.
• Configuramos integraciones y permisos conforme al principio de acceso mínimo razonable.
• Cuando una decisión automatizada pudiera producir efectos jurídicos o significativamente similares sobre una persona, el tratamiento deberá ser evaluado y gestionado conforme a la legislación aplicable y al contexto del cliente.

Leadference puede compartir datos con proveedores que prestan funciones necesarias para operar el negocio y ejecutar servicios. Las categorías pueden incluir:

• Alojamiento, infraestructura cloud, VPS, bases de datos, backups y ciberseguridad.
• CRM, automatización comercial, formularios, calendarios y gestión de proyectos.
• Plataformas de mensajería, email, telefonía y atención al cliente.
• Servicios de analítica, medición, publicidad, atribución y optimización.
• Herramientas de inteligencia artificial, procesamiento de lenguaje y automatización.
• Facturación, contabilidad, firma electrónica, pagos y soporte administrativo.
• Consultores profesionales, asesores y proveedores que estén sujetos a deberes de confidencialidad.

También podremos revelar información cuando sea necesario para cumplir una obligación legal, responder a una autoridad competente, proteger derechos, prevenir fraude o atender una transacción corporativa legítima sujeta a salvaguardas apropiadas.

Debido a la naturaleza de los servicios digitales, algunos proveedores, sistemas o infraestructuras utilizados por Leadference pueden operar o almacenar información fuera de Panamá. Cuando corresponda una transferencia internacional de datos personales, Leadference procurará aplicar las condiciones, garantías contractuales y medidas de seguridad exigidas por la legislación aplicable y por los acuerdos con sus clientes.

Conservaremos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados, atender la relación comercial, ejecutar contratos, mantener evidencias operativas razonables, cumplir obligaciones legales y gestionar reclamaciones o seguridad.

Cuando no sea posible establecer un plazo único, utilizaremos criterios como la duración de la relación, el tipo de dato, la finalidad, los plazos legales aplicables, las instrucciones del cliente y la necesidad técnica o de seguridad. Al finalizar el periodo aplicable, la información podrá ser eliminada, anonimizada o bloqueada según corresponda.

Leadference aplica medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Estas medidas pueden incluir controles de acceso, autenticación, segmentación de permisos, cifrado cuando proceda, gestión de credenciales, monitoreo, backups, actualizaciones y prácticas de desarrollo seguro.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. En caso de un incidente de seguridad que deba notificarse conforme a la legislación o a un contrato aplicable, Leadference seguirá los procedimientos correspondientes y coordinará con clientes, proveedores o autoridades según resulte necesario.

Conforme a la Ley No. 81 de 2019 de Panamá, los titulares pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad, sujetos a los requisitos y excepciones previstos por la normativa.

• Acceso. Solicitar confirmación e información sobre el tratamiento de sus datos personales.
• Rectificación. Solicitar la corrección o actualización de información incorrecta, incompleta o desactualizada.
• Cancelación. Solicitar la eliminación de datos cuando proceda legalmente.
• Oposición. Oponerse a determinados tratamientos o revocar el consentimiento cuando corresponda.
• Portabilidad. Solicitar una copia estructurada de determinados datos y, cuando proceda, su transmisión a otro responsable.

Para proteger la información, podremos solicitar datos razonables para verificar la identidad y legitimidad de quien presenta la solicitud. Si Leadference procesa la información únicamente por cuenta de un cliente, podremos remitir la solicitud al cliente responsable o asistirle en su atención.

Puede enviar una solicitud relacionada con privacidad o protección de datos a:

La solicitud debería indicar, en la medida posible, el nombre del titular, información de contacto, derecho que desea ejercer y los datos o tratamiento al que se refiere. Leadference responderá dentro de los plazos que resulten aplicables.

El titular también puede presentar consultas o reclamaciones ante la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), a través de su Dirección de Protección de Datos Personales, cuando corresponda.

Leadference puede enviar comunicaciones comerciales B2B, contenidos, invitaciones, actualizaciones o información sobre servicios cuando exista una base válida para hacerlo. Cuando corresponda, cada persona podrá solicitar la baja o modificar sus preferencias utilizando el mecanismo incluido en la comunicación o contactándonos directamente.

Los servicios comerciales de Leadference no están dirigidos intencionalmente a menores de edad. No buscamos recopilar deliberadamente datos personales de menores a través de nuestros formularios B2B. Si identificamos que se ha recibido información de un menor sin la autorización o base correspondiente, adoptaremos medidas razonables para eliminarla o gestionarla conforme a la ley.

Nuestro sitio, contenidos o comunicaciones pueden incluir enlaces, embeds, integraciones o servicios de terceros. Leadference no controla las prácticas de privacidad de sitios o servicios externos y recomienda revisar sus políticas antes de proporcionar información personal.

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, tecnológicos, operativos o en nuestros servicios. La versión vigente se identificará mediante la fecha de “Última actualización”. Cuando un cambio sea material y resulte apropiado, podremos comunicarlo mediante el sitio web, correo electrónico u otro canal razonable.

Para consultas sobre esta Política de Privacidad, tratamiento de datos personales o ejercicio de derechos, puede escribir a lead@leadference.com o utilizar los canales de contacto disponibles en leadference.com.

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